Enjeux :

Avant le projet, Helix RH pilotait son activité via plusieurs fichiers Excel et outils dispersés, ce qui rendait complexe :

• le suivi des programmes,
• la coordination des coachs,
• la gestion des candidats,
• la planification des ateliers et des formations,
• la production de reportings fiables pour les grands comptes.

L'enjeu était de mettre en place une plateforme unifiée, moderne et sécurisée pour :

• centraliser l'information,
• automatiser les tâches répétitives,
• offrir à chaque client un espace dédié,
• gagner en efficacité et en professionnalisme dans les réponses aux appels d'offres.

La demande :

Helix RH a confié à ezacae la conception d'une solution web clé-en-main permettant de piloter l'ensemble de l'activité, côté équipes internes comme côté clients.

Le périmètre fonctionnel visé :

• gestion des utilisateurs, coachs, candidats et clients,
• gestion des programmes, ateliers, sessions de formation et événements,
• suivi de l'avancement individuel et collectif,
• outils de planification et d'organisation,
• rôles et permissions avancées (clients, coachs, administrateurs),
• automatisation des assignations et des alertes e-mail,
• reporting et tableaux de bord personnalisés,
• sécurisation des accès et centralisation des données.

Solutions apportées :

Avant le développement

Avant d’écrire la moindre ligne, nous avons pris le temps de comprendre en profondeur le métier dHelix RH : comment les équipes accompagnent les candidats, ce que voient les coachs au quotidien, ce dont les clients ont besoin pour piloter leurs plans sociaux ou leurs dispositifs de mobilité, etc.

• cartographier les processus existants (et les fameux Excel),
• identifier les irritants côté administrateurs, coachs, candidats et clients,
• prioriser les cas d’usage les plus critiques (suivi des parcours, planification, reporting grands comptes…),
• simplifier certaines règles métier pour les rendre “opérables” dans un outil.

Cette phase nous a permis de refondre les parcours utilisateurs (administrateurs, coachs, candidats, clients) avant même de parler d’écrans ou d’architecture technique : qui fait quoi, à quel moment, avec quelles informations, et quels automatismes doivent prendre le relais.

Le développement

À partir de ces parcours clarifiés, nous avons construit la plateforme en trois grands blocs : backend, interface et automatisations.

Backend – Xano
Nous avons modélisé les données en suivant les parcours redéfinis : utilisateurs, coachs, candidats, clients, programmes, ateliers, sessions, suivis, etc.
Sur cette base, nous avons mis en place :

• un socle d’API sécurisé,
• des workflows qui reflètent la réalité du terrain : assignation automatique de programmes, changements de statut au fil de l’accompagnement, alertes quand un·e candidat·e décroche ou stagne,
• des reportings pensés pour les responsables RH et les directions de grands comptes (vision globale + zoom opérationnel).

Interface – WeWeb
Côté front, chaque écran a été conçu comme une vue métier :
• un administrateur doit pouvoir piloter l’ensemble de l’activité en quelques tableaux de bord,
• un coach doit accéder rapidement à “ses” candidats, leurs étapes, leurs prochains rendez-vous,
• un client doit retrouver les indicateurs clés et les éléments de suivi sans avoir besoin d’appeler son interlocuteur.

Les écrans WeWeb ont donc été construits en partant de ces besoins :
listes filtrables, vues par programme ou par client, fiches candidat complètes, suivi d’ateliers… le tout pour faire gagner du temps plutôt qu’ajouter une couche de complexité.

Automatisations – Brevo
Enfin, nous avons connecté Brevo pour que l’outil relaye automatiquement les bonnes informations au bon moment :

• invitations et rappels pour les ateliers,
• notifications aux coachs lorsqu’un événement important survient dans le parcours,
• communications spécifiques pour certains clients ou dispositifs.

Résultats :

La nouvelle plateforme remplace désormais les fichiers Excel et outils dispersés.
Au quotidien, elle permet à Helix RH de :

• centraliser l’ensemble des données dans un outil unique,
• réduire fortement le temps passé sur les tâches manuelles (recherches d’informations, mises à jour multiples, compilation de reporting),
• disposer d’une visibilité en temps réel de l’activité par programme, par client ou par candidat,
• améliorer la qualité du suivi des parcours individuels et collectifs,
• automatiser les workflows récurrents (assignations, relances, alertes),
• proposer une interface professionnelle et homogène à tous les clients grands comptes.

Au-delà du confort quotidien, la plateforme donne surtout à Helix RH les moyens de changer d’échelle :

• les processus sont désormais standardisés et outillés, ce qui permet de gérer plus de candidats, de coachs et de programmes sans exploser la charge administrative,
• l’architecture de la solution facilite l’ouverture de nouveaux dispositifs ou de nouveaux clients grands comptes en s’appuyant sur le même socle,
• la qualité et la fiabilité des données renforcent la crédibilité d'Helix RH dans les réponses aux appels d’offres et dans le pilotage des plans sociaux et dispositifs de mobilité.

La plateforme n’est plus seulement un outil interne : c’est devenu un levier pour scaler l’activité tout en maintenant un niveau d’accompagnement élevé pour chaque personne suivie.

“Nous sommes très satisfaits du travail réalisé, autant sur les résultats que
sur la conduite du projet.
L’équipe ezacae a très vite compris nos besoins, a su faire des propositions pertinentes et nous accompagner dans la clarification de nos processus.
L’échange a toujours été fluide, transparent et basé sur la confiance. L’équipe a su s’adapter aux nombreux ajustements du projet, tout en respectant les délais annoncés.
La plateforme livrée dépasse notre cahier des charges initial : elle est plus riche, plus automatisée et nous fait gagner un temps considérable au quotidien.
Nous continuons à la faire évoluer avec ezacae, tant l’accompagnement nous
donne satisfaction.”

Vincent Dartigues, Directeur produit

Précèdent Suivant